El valor añadido de la función de Compras

By Luis Herrera / TRAC

El tener un sistema de compras estructurado y colocado a un nivel jerárquico que pueda formar parte del grupo ejecutivo, puede representar grandes ahorros para la operación. Normalmente, esta función, aunque responsable de más del 60% del costo directo e indirecto del producto, está relegada a un tercer o cuarto nivel en la estructura organizacional. En una gran cantidad de empresas, la función de compras se toma como una función que selecciona los suplidores y coloca las órdenes para los servicios o bienes que necesita la organización.

El objetivo principal de la función de compras es obtener los bienes y servicios (insumos) necesarios con la calidad correcta, entregados en la cantidad correcta, al lugar correcto, en el momento adecuado y el precio correcto. Estos insumos varían según el tipo de organización. Lamentablemente, la práctica generalizada al seleccionar suplidores es la de escoger el suplidor con el costo más bajo. Sin embargo, podemos afirmar que dicha práctica, solo garantiza que nunca trabajaremos con el mínimo costo total del proceso. Nos enfrentamos continuamente a ejemplos de tácticas miopes de baja oferta que resultan en un mayor costo total. El impacto es dramático y obvio, pero a menudo es sutil y puede no revelarse a corto plazo.

Muy pocas empresas, basa su selección de suplidores en base al Costo Total de Operación (TOC por sus siglas en ingles). Al ser confrontados con este hecho, muchos compradores aseguran que utilizan consideraciones más allá del precio de oferta inicial en la selección de proveedores, pero a menudo no es totalmente correcto. Si se le solicita documentar su afirmación, no pueden demostrar que tiene un sistema estandarizado. Este proceso de TOC, tienen que ser sistematizado y tiene que haber un rastro documentado e insertado en el proceso de selección de lo suplidores. Mas aun, una de las medidas de éxito usadas en la industria para la función de compras es la Variación Anual del Precio de Materiales (Purchasing Price Variance). Aunque no nos oponemos al uso de la misma, esta no debe ser el solo criterio para decidir si la función de compras fue efectiva o no.

La pregunta ahora es: ¿Cómo podemos enfocar la función de compras, de manera que pueda agregar valor a la organización? La función de compras puede agregar valor adoptando las siguientes medidas:

1. Implementando un programa de compras formal, donde se definan cinco funciones básicas y se establezcan los sistemas para apoyar las mismas:

a) Administración y Gobernanza

b) Compras Estratégicas

c) Selección y Contratación de Suplidores

d) Ejecución del proceso de las órdenes de Compra o Administración de la Ejecución de los Suplidores.

2. Darle participación de primera mano a la función de compras en el ejercicio de evaluar la cadena de suministros y como trabajar con sus socios de negocio, para eliminar los desperdicios (actividades que NO añaden valor) dondequiera que se encuentren en el proceso de suministro.

3. Desarrollar el Perfil Costo-Tiempo de la organización desde el punto de vista del Cliente

4. Implementar el concepto de Costo Total de Operación (TOC).

5. Preparar un plan de ahorros y reducción de costos formal en organización donde se incluyan todos los ttipos de reducción de costos y todos los empleados se sientan responsables por la ejecución de este.

6. Aplicar el uso de la tecnología, para agilizar la toma de decisiones en el proceso de adquisición. Ejemplo: Subastas Revertidas, Pagos electrónicos, Devoluciones, Creditos, Garantías, etc…

Cada organización debe de desarrollar su propia formula de Costo Total de Operación (TOC por sus siglas en inglés). Suena como mucho trabajo, pero una vez configurado, no es una carga. Esta información le permite elegir excelentes suplidores con confianza y mantenerlos ejecutando en excelencia a lo largo del tiempo, lo que permite reducir el número de suplidores certificados.

Comparto con ustedes 10 elementos que pueden considerar en este proceso. No importa si usan algunos o todos estos elementos, lo importante es que no basen la decisión en el precio de compra solamente:

• Precio de la oferta
• Capacidad del suplidor
• Exactitud en las fechas y cantidad en las Entregas
• Calidad Comunicación
• Almacenamiento
• Costo y Tiempo de Transportación
• Participación en el desarrollo y mejoras de productos
• Integración de procesos
• Retrabajo por pobre calidad o atrasos en las entregas
• Garantía posterior a la entrega
• Servicios gratis adicionales

Esta visión ampliada de TOC es un elemento crítico en la implementación del proceso Lean y destruye por completo la noción de que los componentes del producto se pueden comprar de manera inteligente y económica, sobre la base del precio de adquisición solamente. La implantación del concepto de TOC requiere un cambio de paradigmas, donde se le dé participación y apoderamiento total a todos los miembros de la organización.

En TRAC estamos a tu disposición, para evaluar tu proceso. Permítenos hacer una evaluación, libre de costos. Para más detalles, puedes comunicarte con luisherrera@tracsolution.net. Solo tiene dos opciones: elegir sus proveedores y operaciones por costo total o seguir con la táctica de oferta baja y dejar atrás un beneficio considerable. Depende de ti.

by

Luis Herrera, PE, CPIM

TRAC

Luisherrera@tracsolution.net